Belgeleri departmanlar arasında taşımak, rafları stoklamak gibi birçok işletmenin iyileştirilebilen süreçleri vardır. Bu süreçler genellikle verimsizdir, atık üretebilir ve değerli zaman ve kaynakları tüketebilir. Çözüm ise bir proses mühendisine danışmaktır. Ne yazık ki, birçok işletme bir süreç mühendisine danışmıyor.

Proses mühendisliği nedir?

Proses mühendisliği ile hammaddeler son ürün haline getirilir. Proses mühendisliği aynı zamanda, israfın en aza indirilmesi ve çıktının en üst düzeye çıkarılması için üretim veya üretim süreçlerinin tasarımı ve optimizasyonudur. Süreç mühendisliği sadece üretim süreçleriyle sınırlı değildir. Herhangi bir alandaki herhangi bir süreç optimize edilebilir. Nakliye paketleri, acil serviste hasta işleme ve bir komuta zincirinde iletişim, optimize edilebilecek üretim dışı süreçlere örnektir.

Süreç mühendisleri süreçleri nasıl optimize eder?

Süreç mühendisleri sonuçta verimsizlikleri ortadan kaldırmaya çalışırlar, ancak bazen yapabilecekleri tek şey etkilerini en aza indirmektir. Her iki durumda da, süreç müdahaleden daha optimal hale gelir.

Bir süreci optimize etmek için, bir süreç mühendisi süreç hakkında olabildiğince çok şey öğrenmeye çalışacak ve böylece verimsizlikleri tam olarak belirleyebilecektir. Bir üretim süreciyle çalışırken, süreç çizimlerine bakacaklar, tesis mühendisleriyle konuşacaklar ve bir süreci tanımak için süreç ekipmanını inceleyecekler. Bir proses mühendisinin bir prosesi iş başında görmek için bir fabrikada yürümesi de yaygındır.

Üretim dışı bir süreçle çalışırken, süreç mühendisi süreci bir örnekle çalıştırabilir. Örneğin, bir nakliye şirketinde proses mühendisi, yol boyunca ona ne olduğunu görmek için şirket içinde bir paketi takip edebilir. Sürece aşina olduktan sonra, bir süreç mühendisi verimsizlikleri belirlemeye ve bunları en aza indirmenin veya tamamen ortadan kaldırmanın yollarını bulmaya çalışacaktır. Bir süreci iyileştirmenin yaygın yolları, verimi artırmak, zamanı azaltmak, atıkları geri dönüştürmek, mesafeyi azaltmak ve süreci otomatikleştirmektir.

Verimliliği artırmak, herhangi bir süreci, özellikle de üretim süreçlerini daha verimli hale getirebilir. Bunu yapmanın mükemmel bir yolu, sürecin yavaşladığı ve gecikmelere neden olduğu noktaları bularak süreci engellemektir. Örneğin, saatte 1.000 somun ekmek üretebilen ancak saatte yalnızca 800 somun ekmeği işleyebilen bir dilimleyiciye sahip bir ekmek fabrikasında, dilimleme işleminde bir tıkanıklık vardır. Süreç mühendisi dilimleyiciyi saatte 1.000 somun veya daha fazla ekmek işleyebilen bir dilimleyici ile değiştirecek ve böylece fabrika tarafından her saat daha fazla dilimlenmiş ekmek üretilebilecek.

Bir sürecin tamamlanması için geçen süreyi azaltmak, süreç verimliliğini artırmanın bir başka harika yoludur. Örneğin bir restoran patates kızartmasını 3 dakika pişirebilir. Gıda güvenliği standartları ve müşteri memnuniyeti korunarak patates kızartması 2 buçuk dakika pişirilebilirse, restoran bunu pişirme işleminden 30 saniye kısaltmak için yapmalıdır.

Geri dönüşüm ile ilgili olarak: hammadde kimyasalının sadece % 80’inin istenen ürüne dönüştürüldüğü bir kimyasal üretim sürecini düşünün. Reaktöre geçtikten sonra hammadde kimyasalını atmak yerine, daha fazla dönüştürme için reaktöre geri dönüştürülebilir. Bu geri dönüşüm hammadde kimyasalının israfını en aza indirecek ve daha fazla istenen ürünü üretecektir.

Bir süreçte mesafeyi azaltmak, önemli ekipmanı fiziksel olarak birbirine yaklaştırmak anlamına gelebilir veya bir süreçteki gereksiz adımları ortadan kaldırmak anlamına gelebilir. Örneğin, bir yöneticiye ulaşmadan önce üç düzeyde onay alması gereken bir belgeyi düşünün. Bir süreç mühendisi, belgeyi onaylamak için üç kişinin de gerçekten gerekli olup olmadığını veya aynı kalite seviyesini korurken daha az onay alarak sürecin optimize edilip edilemeyeceğini araştıracaktır. Bir sürecin otomatikleştirilmesi, kullanıcı hatasından kaynaklanan varyasyonları azaltarak onu çok daha verimli hale getirebilir. Bir laboratuvar teknisyeninin numune etiketlerine manuel olarak bilgi yazması, hataya meyillidir. İhtiyaç duydukları bilgilerle otomatik olarak oluşturulan bir etiketi yazdırmaları, manuel girişten kaynaklanan hataları sorun olmaktan çıkarır.

Süreç mühendisi nasıl oluruz?

Proses mühendisleri genellikle proses mühendisliğinde veya başka bir ilgili mühendislik disiplininde dört yıllık derecelere sahiptir. Proses mühendisliği ile ilgili disiplinler arasında kimya mühendisliği, endüstri mühendisliği ve imalat mühendisliği yer alır.  Petrol ve gaz şirketleri veya madencilik şirketleri gibi, çok fazla iş hacmine sahip veya çok değerli üretim süreçlerine sahip birçok şirket, proses mühendisleri için iş pozisyonlarına sahiptir. Daha küçük üretim süreçleri olan veya üretim dışı süreçleri olan şirketler, genellikle bir danışmanlık firmasının süreç mühendisleriyle çalışır.

Ayrıca, Lean Six Sigma gibi süreç mühendislerinin süreçleri daha da optimize etmelerine yardımcı olan sertifikalar da vardır. Bu sertifikalar, süreç performansının iyileştirilmesine ve organizasyonel zihniyetin değiştirilmesine yardımcı olur, böylece süreçler sürekli olarak iyileştirilir.

Bir süreç mühendisine danışılmadığında ne olur?

Bir proses mühendisine danışılmamasından kaynaklanabilecek birçok proses verimsizliği örneği vardır. Sağlık sektörü, herkesin bildiği gibi verimsizdir. Amerika Birleşik Devletleri’nde 2013 yılında yıllık harcamanın 2,9 trilyon doları bulduğu bu sektör, marjinal bir değişiklik yapılsa bile milyarlarca dolar tasarruf sağlayacaktır. Sigorta uygunluğunun doğrulanması özellikle verimsiz bir girişimdir. Farklı sigorta sağlayıcıları, personelin sürekli olarak öğrenmesi ve uyması gereken farklı uygunluk kurallarına sahiptir. Her sigorta sağlayıcısıyla ayrı ayrı iletişime geçilmelidir. Bir süreç mühendisi, sigorta uygunluk doğrulamasına bir göz atacak ve muhtemelen merkezi, devlet destekli bir uygunluk doğrulama web sitesinin en iyi çözüm olacağı sonucuna varacaktır. 

Yakın zamanda bir Kanada şehrinde bir çocuk hastanesi açıldı. Hasta alım sürecinin tasarımına bir proses mühendisi dahil edilmemiştir. Bu gözetim nedeniyle, hastaların servis için beklemesi gereken birkaç darboğaz vardır ve hastalar gitmeleri gereken yere ulaşmak için koridorlara geri dönmelidir. Bu verimsizlikler nedeniyle hasta bekleme süresi olması gerekenden daha fazladır. Bu sorunları çözmek için, işlem kapasitesinin hasta sayısını aşması için hasta kabulünde daha fazla masa inşa edilmeli ve hastaların durması gereken yerler doğrusal olarak yerleştirilmeli, böylece iki katına çıkmalarına gerek kalmaz.

Fortune 500 otomotiv şirketi, bir belge saklama programı, işbirliği için bir diğeri, belge yönetimi ve e-posta için iki program kullanıyor. Her süreç akışı ayrıdır. Şirket, belge saklama programını ve belge yönetimi programlarını tek bir platformda birleştirerek, işbirliği için kullanılacak bir platform bularak ve bu programların birbiriyle entegre edilebilmesi için kapsamlı bir iş süreci geliştirerek çok daha iyisini yapacaktır.

İşletmeler danışmanlık süreci mühendislerinden ne elde eder? Süreç mühendisleri, işletmelerin her gün kullandığı süreçleri daha verimli hale getirmeye yardımcı olur.